Esbjerg Kommune

Datatilsynet har truffet afgørelse i fem tilsynssager vedrørende behandlingssikkerheden i AULA. Datatilsynet fandt anledning til at meddele påbud om udarbejdelse af konsekvensanalyser i to af sagerne. Derudover har tilsynet udtalt kritik og alvorlig kritik i sagerne. Datatilsynet igangsatte i efteråret 2021 tilsyn med i alt seks udvalgte kommuners behandling af personoplysninger i it-systemet AULA. Tilsynene var fokuseret på efterlevelse af databeskyttelsesforordningens regler om behandlingssikkerhed og konsekvensanalyse. ”Når skoler/daginstitutioner og forældre kommunikerer via AULA, indgår der i mange tilfælde følsomme og fortrolige oplysninger om børn. Det er derfor vigtigt, at kommunerne passer godt på oplysningerne i AULA. Datatilsynet har nu truffet afgørelse i alle sager undtagen én, da denne sag indeholder nogle yderligere elementer. Tilsynene er en videreførelse af Datatilsynets tidligere tilsyn med Kombit A/S (herefter KOMBIT) i december 2019. Datatilsynet kunne på det pågældende tilsynsbesøg konstatere, at KOMBIT ikke kunne betragtes som dataansvarlig for AULA efter databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 7. På tilsynsmødet oplyste Datatilsynet KOMBIT om, at KOMBIT skulle sikre, at alle kommuner blev informeret om deres dataansvar, og at KOMBIT skulle overdrage alle nødvendige materialer og informationer til kommunerne i den forbindelse. Datatilsynet finder, at tilsynssagerne rejser nogle generelle databeskyttelsesretlige problemstillinger på tværs af kommunerne, som med fordel kan håndteres samlet fremfor særskilt hos de enkelte kommuner. Derfor har Datatilsynet valgt at orientere Kommunernes Landsforening (KL), Styrelsen for It og Læring og Kombit A/S (herefter KOMBIT) om tilsynets afgørelser i disse sager.

På baggrund af Esbjerg Kommunes besvarelse af de tilsendte spørgsmål er det Datatilsynets overordnede vurdering, at Esbjerg Kommunes generelle modenhed på sikkerhedsområdet er udtryk for et niveau, der passer til de risici, som organisationens behandlingsaktiviteter udgør for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder. Som et led i Datatilsynets arbejde med at styrke den data- og risikobaserede tilgang til vejledning og kontrol afsluttede tilsynet en række spørgeskemaundersøgelser i december 2020. Undersøgelserne skulle belyse den generelle modenhed på udvalgte sikkerhedsområder hos syv offentlige myndigheder og syv private virksomheder. Spørgeskemaerne omfattede bl.a. spørgsmål til håndtering af backup og brud på persondatasikkerheden samt udarbejdelse af informationssikkerhedspolitikker, beredskabsplaner og dokumentation. Datatilsynet kan konstatere, at særligt håndteringen af backup er et område, som har de dataansvarliges bevågenhed. I flere tilfælde har Datatilsynet dog vurderet, at de dataansvarlige med fordel kan have et større fokus på etableringen af beredskab og beredskabsplaner. Datatilsynet har den 10. juli 2020 sendt et spørgeskema til Esbjerg Kommune. Datatilsynets formål med at gennemføre den skriftlige spørgeskemaundersøgelse var navnlig at foretage en vurdering af Esbjerg Kommunes modenhed på databeskyttelsesområdet med et særligt fokus på håndtering af brud på persondatasikkerhed samt efterlevelsen af krav til informationssikkerhed, herunder håndtering af dokumentation, backup og beredskabsplaner. Datatilsynet har ligeledes på baggrund af Esbjerg Kommunes besvarelse foretaget en overordnet vurdering af de foranstaltninger, som Esbjerg Kommune har vurderet som passende for at imødegå risici, som organisationens behandlingsaktiviteter udgør for de registrerede. artikel 32, stk. 1, fremgår bl.a.

I tilsynet med Esbjerg Kommune konkluderer Datatilsynet, at Esbjerg Kommunes behandling af personoplysninger overordnet set er tilrettelagt og udført i overensstemmelse med reglerne i databeskyttelsesforordningen. , der skulle belyse de dataansvarliges evne til at foretage de relevante anmeldelser af brud på persondatasikkerheden. Generelt har det været glædeligt at kunne konstatere, at alle de undersøgte dataansvarlige har haft fokus på opgaven, hvor der i de respektive organisationer var den fornødne viden og rutine, sådan at sikkerhedshændelser blev opfanget og indberettet. Der er udtalt kritik i to af sagerne: Begge hændelser var anmeldelsespligtige brud på persondatasikkerheden, der alene var klassificeret som sikkerhedshændelser. Den konkrete vurdering af, om der var tale om en behandling af oplysninger om fysiske personer, var ikke foretaget korrekt af den pågældende aktør. Esbjerg Kommune var blandt de offentlige myndigheder, som Datatilsynet i foråret 2019 havde udvalgt at føre tilsyn med efter databeskyttelsesforordningen Datatilsynets tilsyn var et skriftligt tilsyn, som navnlig fokuserede på, om Esbjerg Kommune foretager anmeldelse af brud på persondatasikkerheden i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 1, og om kommunen opfylder kravet om at dokumentere alle brud på persondatasikkerheden, jf. artikel 33, stk. 5. Esbjerg Kommune har endvidere i forbindelse med tilsynet efter anmodning fra Datatilsynet generelt redegjort for kommunens uddannelse af medarbejdere – i forhold til håndteringen af brud på persondatasikkerheden – med henblik på, at kommunen kan iagttage databeskyttelsesforordningens artikel 33. Datatilsynets tilsyn blev ved brev af 11. marts 2019 varslet over for Esbjerg Kommune, og kommunen blev ved samme lejlighed anmodet om bl.a. at besvare en række spørgsmål. Ved brev af 12.